Sind Geburtstagslisten im Unternehmen datenschutzrechtlich zulässig?

In vielen Unternehmen finden sich Geburtstagslisten der Mitarbeiter in unterschiedlichen Variationen: vom ausgedruckten Zettel am schwarzen Brett, über eine Excel-Datei im Gruppenlaufwerk bis hin zur Geburtstagsanzeige in Outlook. Ob dies datenschutzrechtlich zulässig ist, den Namen und das Geburtsdatum des Mitarbeiters für eine interne Geburtstagsliste zu verwenden und was dabei beachtet werden sollte, erfahren Sie hier:

Geburtstagsdaten sind Mitarbeiterdaten

Wie auch bei der sonstigen Verarbeitung von Mitarbeiterdaten ist zentrale Ausgangsnorm für die Zulässigkeit einer Veröffentlichung der Geburtstagsdaten § 26 BDSG. Danach dürfen personenbezogene Daten von Mitarbeitern u.a. dann erhoben werden, wenn es für die Durchführung des Beschäftigtenverhältnisses erforderlich ist. Die Erforderlichkeit der Veröffentlichung setzt voraus, dass der Arbeitgeber ein berechtigtes und schutzwürdiges Interesse an der Datenverarbeitung hat, hinter dem das Interesse des betroffenen Mitarbeiters am Schutz seiner persönlichen Daten zurücktreten muss. Ein betriebliches Erfordernis wird sich bei einer Geburtstagsliste zwecks Gratulation kaum begründen lassen, weshalb grundsätzlich die Einwilligung des jeweiligen Mitarbeiters einzuholen ist.

Geburtstagsliste nur mit Einwilligung des Mitarbeiters

Nach § 26 Abs. 2 BDSG muss die Einwilligung des Mitarbeiters freiwillig erteilt werden. Bei der Beurteilung der Freiwilligkeit ist allerdings die Abhängigkeit im Beschäftigtenverhältnis zu berücksichtigen. Eine freiwillige Einwilligung kann jedoch insbesondere dann vorliegen, wenn die Datenverarbeitung auch für die beschäftigte Person einen Vorteil bringt oder Mitarbeiter und Arbeitgeber gleichgelagerte Interessen verfolgen. Letzteres ist laut Gesetzgeber im Hinblick auf die Aufnahme von Name und Geburtsdatum in eine Geburtstagsliste – aber z.B. auch für die Nutzung von Fotos für das Intranet – der Fall, da der Arbeitgeber und der Mitarbeiter im Sinne eines betrieblichen Miteinanders zusammenwirken. (BT-Drs. 18/11325, S. 97).

Datenschutzrechtliche Anforderungen bei der Veröffentlichung von Geburtstagsdaten

Geburtstagslisten haben sich in vielen Unternehmen etabliert und können von der Intention her zu einem guten Betriebsklima beitragen. Für die meisten Mitarbeiter ist es sicherlich eine schöne Sache, an seinem Geburtstag Glückwünsche von den Kollegen und Kolleginnen zu erhalten. Arbeitgeber sollten allerdings beachten, dass es datenschutzrechtlich nicht zulässig ist, den Namen und das Geburtsdatum des Mitarbeiters automatisch in eine Geburtstagsliste aufzunehmen. Hierfür ist die Einwilligung des jeweiligen Mitarbeiters erforderlich, die dieser auch jederzeit widerrufen kann. Für die korrekte Formulierung einer Einwilligung fragen Sie am besten ihren Datenschutzbeauftragten.